屋根・板金工事を専門に手掛ける久保板金工業株式会社。同社では、かつて日報管理を紙とFAXで行っており、出張先からの提出の手間や、月末に集中する煩雑な集計作業が大きな負担となっていました。

現場ポケットの導入は、これらの課題をいかにして解決したのでしょうか。導入によって、毎日2時間に及んでいた残業はゼロになり、集計業務にかかる時間は3日から即日へと劇的に短縮。そこには、デジタル化がもたらした業務効率の最大化がありました。代表の久保さんにお話を伺いました。

紙とFAXの日報管理がもたらした「見えないコスト」

――現場ポケット導入前の課題を教えてください。

久保さん：一番の課題は、日報管理です。すべての業務報告を紙に手書きで記入し、FAXで提出してもらっていました。特に当社は出張が多く、従業員が出張先からわざわざコンビニを探してFAXを送るという手間が発生していたんです。正直、非常に面倒だったと思います。

――アナログな連絡・報告体制によって、実務上どのような負担がありましたか。

久保さん：日報が「締め日までに集まらない」ことですね。出張先からはまとめて提出されることも多く、期日までに全員分の日報が揃わないのが常態化していました。当然、給与計算も始められません。従業員に提出を促す連絡をするのも一手間でした。

さらに大変だったのが、集まった後の集計作業です。紙の日報を一枚一枚確認し、現場ごと、項目ごとに手作業で整理・集計していました。もし記載に不備があれば、本人に電話して確認しなければなりません。

こうした確認作業も含めると、集計作業だけで2日から3日はかかっていましたね。この作業は私と事務員で行っていましたが、膨大な時間が奪われていました。

――その他に、紙での管理で負担に感じていたことはありますか。

久保さん：過去の情報を振り返るのが非常に大変でした。例えば、「あの現場に誰が何日入ったか」を確認したい時、膨大な紙のファイルの中から該当する書類を一枚一枚引っ張り出して探さなければなりません。

正直、探すだけで一苦労で、「なかなか見つからない」こともしばしば。保管場所も取りますし、管理のすべてが負担でした。結果として、これらの事務作業のために毎日1時間から2時間の残業が当たり前になってしまい、会社にいないと仕事が進まない状況に陥っていました。

決め手は60代の従業員も使える「シンプルさ」

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

久保さん：実は以前、他社の無料アプリを使っていたのですが、ある日サービスが終了してしまったんです。ただ、そのアプリで業務が少し楽になる実感はあったので、「同じようなものはないか」とインターネットで探したのがきっかけです。「日報 集計」といったキーワードで検索して、現場ポケットを見つけました。

一番の決め手は「シンプルさ」ですね。当社の従業員には60代の者もいますから、誰でも直感的に使えるものがいいな、と。現場ポケットは画面の見た目がすっきりしていて、操作も分かりやすそうだと感じました。「これならウチでも使いこなせるだろう」と直感しました。

――他のサービスと比較検討はされましたか。

久保さん：いえ、特に比較はしませんでした。一度使い始めたら、データも蓄積されますし、よほどのことがないと乗り換えるのも面倒ですからね。

現場ポケットを使ってみて、それで良ければ使い続けようと決めていました。今でも他のアプリの営業電話があったりしますが、もう使い慣れているので、他に乗り換えようとは思いませんね。

毎日2時間の残業がゼロに。集計業務は3日から即日完了へ

――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか。

久保さん：これまで電話、紙、FAX、メール、LINE、Excelとバラバラだった業務ツールが、現場ポケット一つに集約されました。これが最も大きな変化です。

情報が一元化されたことで、あちこちのツールを確認する手間がなくなり、私自身の業務負担が劇的に減りました。その結果、空いた時間を見積作成や現場確認など、他の重要な仕事に充てられるようになったのです。

――残業時間や働き方に変化はありましたか。

久保さん：毎日1〜2時間あった残業が、今ではほぼゼロになりました。これは本当に大きいです。一番の理由は、会社にいなくても仕事ができるようになったこと。

以前は紙の書類が会社にないと何もできなかったのですが、今はスマホさえあれば、出張先への移動中の電車の中でも報告の確認や作業ができます。会社に戻ってからやっていた作業を、隙間時間で完結できるようになったのが、残業削減に直結しています。

――課題だった日報の集計作業はいかがですか。

久保さん：劇的に変わりました。以前は2〜3日かかっていた作業が、今ではその日のうちに終わります。従業員が各自でスマホから入力してくれるので、「勝手にデータが集まってくる」状態です。

もちろん、正確に入力してもらうための指導は必要ですが、集計ボタンを押せば一覧でデータが出てくるので、私がやることはほとんどありません。過去のデータを探す作業も、検索機能を使えば現場名で一発で出てくるので、「わざわざ探す」という行為自体がなくなりました。

社内協力で浸透。サポート要らずのスムーズな導入

――導入時の従業員の方々への展開はスムーズでしたか。

久保さん：非常にスムーズでしたね。特に若い従業員はスマホに慣れているので、すぐに使い方を覚えてくれました。驚いたのは、その若い子たちが自発的に年配の従業員に操作方法を教えてくれていたことです。おかげで、社内に自然と利用が浸透していきました。

――60代の従業員の方もいらっしゃるとのことですが、すぐに使いこなせましたか。

久保さん：はい。最初は少し戸惑いもあったかもしれませんが、周りのサポートもあって、1ヶ月も経たないうちに問題なく使えるようになっていました。

むしろ、紙に手書きするよりスマホで入力する方が楽だと感じてくれているようです。特に若い世代にとっては、紙よりデジタルのほうが嬉しいのではないでしょうか。

――導入にあたり、弊社のサポートは利用されましたか。

久保さん：いえ、ほとんど利用していません。導入もその後の運用も、ほとんど社内の力だけで完結できました。それだけ操作が分かりやすかったということだと思います。導入時の負担という意味では、ほぼゼロに近かったですね。

「使いやすさ」が一番。自信を持って同業者にも勧めたい

――現場ポケットの全体的な満足度を教えてください。

久保さん：「非常に満足」です。とにかく楽になった、この一言に尽きますね。私自身の時間ができたことが何より嬉しい誤算でした。

――もし同業者の方に勧めるとしたら、どのくらい勧めたいですか。

久保さん：10段階で言うと8か9ですね。もし日報管理などで困っている会社があれば、間違いなく現場ポケットを勧めると思います。一番の推奨ポイントは、やはり「使いやすさ」です。誰でも簡単に始められて、すぐに効果を実感できる。これが最大の魅力だと思います。

――今後、どのように活用を広げていきたいですか。

久保さん：現状の機能で、当初の課題はすべて解決できており、非常に満足しています。工程表は元請けさんからいただくことが多いので今のところは使っていませんが、最近写真のサイズが選べるようになったりと、機能がアップデートされているのは知っています。

今後も新しい便利な機能があれば、ぜひ試していきたいですね。これからもサポートいただきながら、より良い活用法を見つけていきたいと思います。