高品質な塗装サービスを提供する専門家集団、ペイントワークス。同社ではかつて、Excelでの報告書作成に長時間を要し、職人からの写真共有もLINEを介すなど、情報伝達に手間と時間がかかっていました。

現場ポケットの導入により、報告書作成時間は半減。さらに、丁寧な報告書が顧客満足度向上にも繋がっていると言います。導入の経緯と効果、そして今後の展望について、代表の寺内さんにお話を伺いました。

ExcelとLINEが中心の「非効率な情報共有」

――現場ポケットを導入される前は、どのような課題をお持ちでしたか？

寺内さん：一番の課題は、報告書の作成と共有の手間ですね。以前はExcelを使って調査報告書や完了報告書を作成していました。自社だけで完結する作業ならまだ良いのですが、他の方に作成をお願いする際には、情報共有が非常に煩雑でした。

作ったExcelファイルをLINEで送ったり、メールに添付して送ったりと、ひと手間もふた手間もかかっていました。クラウド上で一元的に情報を共有し、誰もがスムーズにアクセスできる環境があれば、と常々考えていました。

――アナログな情報共有によって、具体的にどのようなご負担がありましたか？

寺内さん：私自身は指示を出す側なのでまだ良いのですが、一番大変だったのは事務処理を担当するスタッフだったと思います。特に完了報告書を作成する際には、施工中の写真が大量に必要になります。

以前は、現場の職人が撮った写真を、一旦私のLINEに送ってもらい、私がそれを受け取ってから事務スタッフに共有するという流れでした。

まさに情報の「ワンクッション」が発生していたわけです。職人から送られてくる大量の写真を整理し、PCに取り込んで、またそれをExcelに貼り付けて……という作業は、時間もかかりますし、本来やるべき他の業務を圧迫する原因にもなっていました。このワンクッションをなくすことが、業務効率化の鍵だと感じていましたね。

報告書の作成自体も、パソコンがあまり得意ではない私にとっては一苦労で、1つの報告書を作るのに2時間ほどかかっていました。この時間を何とか短縮できないかと悩んでいました。

コストと機能のバランス。決め手は「圧倒的な費用対効果」

――課題解決のために、何か独自で取り組まれていたことはありますか？

寺内さん：以前、下請けとして現場に入る際に、元請けさんが使っていた他社の施工管理アプリや、現場ポケットを使う機会がありました。

その中で、他社の高機能なアプリは、ビジュアル的にも優れていて魅力的に感じていましたね。ただ、自分たちのような規模の会社にとっては、機能が多すぎてオーバースペックに感じる部分もありました。

なにより、月々の費用がネックでした。自分たちで使うなら、もっとコストを抑えたい。でも効率化はしたい。そのジレンマの中で、結局はExcelを使い続けるという状態が続いていました。

――現場ポケットを知ったきっかけと、選定された理由を教えてください。

寺内さん：きっかけは、やはり下請けとして他の会社の現場で使わせていただいた経験です。元々知ってはいたのですが、本格的に導入を検討する段階で、改めて他社サービスと比較しました。

決め手は、圧倒的な費用対効果です。正直に言うと、機能面だけを見れば、他社のアプリに惹かれる部分もありました。特に、お施主様と直接チャットのようにやり取りができる報告機能は使ってみたいと思いましたが、月々の利用料が3万5千円ほどと高額でした。

また別のサービスでは、機能をカスタマイズできるものの、それでも最低2万円以上はかかり、操作性にも少し不安を感じました。

その点、現場ポケットは、我々の会社規模、つまり月に5〜6件ほどの現場を管理するという使い方にピッタリの価格帯でした。必要な機能は揃っているのに、コストは大幅に抑えられる。このバランスの良さが、最終的な決め手になりましたね。

報告書作成時間は50%減。高品質な書類が顧客満足度を押し上げる

――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか？

寺内さん：何と言っても作業効率の向上です。特に報告書作成にかかる時間は劇的に変わりました。以前はExcelで2時間かかっていた作業が、現場ポケットを使うことで約1時間、つまり半分になりました。50%の時間削減です。

写真の取り込みやレイアウト調整の手間がなくなったことが大きいですね。テンプレートに沿って写真と文章を入れていくだけで、見栄えの良い報告書がスピーディーに作成できます。

職人から私を経由していた写真共有のワンクッションも完全になくなりました。職人が現場で撮った写真を直接現場ポケットにアップロードしてくれるので、リアルタイムで進捗を確認できますし、事務スタッフもその写真をすぐに報告書作成に使える。情報伝達が本当にスムーズになりました。

――お客様からの反応など、嬉しいエピソードはありましたか？

寺内さん：はい、ありました。現場ポケットで作成した報告書をお客様にお渡しすると、「こんなに丁寧な報告書まで出してくれるんですね」と、とても喜んでいただけるんです。塗装業界では、ここまで詳細な報告書を提出しない会社も少なくありません。

だからこそ、私たちの取り組みがお客様の安心感や満足度に直結しているのだと実感します。品質の高い報告書が、会社の信頼性を高める一つのツールになっていると感じています。

職人も事務もスムーズに活用。手厚いサポートが導入を後押し

――導入はスムーズに進みましたか？また、従業員の皆様の反応はいかがでしたか？

寺内さん：導入自体は非常にスムーズでした。全体的には問題なく使えています。従業員もすぐに慣れてくれました。特に事務スタッフは、導入当初に何度かサポートセンターに電話で問い合わせをしていたようですが、「すごく手厚く教えてくれた」と聞いています。

私が直接やり取りしなくても、担当者が苦労している様子もなくスムーズに業務を進められていたので、サポート体制がしっかりしているんだなと感じました。おかげで、導入後の運用も非常に楽でしたね。

――特に気に入っている機能はありますか？

寺内さん：報告書や日報機能はもちろんですが、現場の住所を登録しておくとGoogleマップと連携してすぐに場所を確認できる機能は、職人たちも重宝しています。カーナビのように使えるので、初めての現場でも迷うことがありません。

あとは、情報共有機能で仕様書などをデータで共有できるのも便利です。以前は紙で渡したり、都度連絡したりしていましたが、現場ポケットを見れば全ての情報がそこにある、という状態を作れたのは大きいですね。

さらなる高みへ。AI機能や他ツールとの連携に期待

――現場ポケットの全体的な満足度を教えてください。

寺内さん：5段階評価で言えば「4」です。「満足」しています。現状の機能とコストには非常に満足していますが、他社がAI機能などをどんどん取り入れているのを見ると、現場ポケットにも今後の進化を期待したくなります。

その期待を込めての「4」ですね。管理アプリを使っていない同業者がいたら、まずはコストを抑えて始められる現場ポケットを間違いなく勧めます。

――今後、現場ポケットをどのように活用していきたいですか？

寺内さん：理想を言えば、現場ポケット一つで全ての業務が完結するようになってほしいです。例えば、あらかじめ登録した材料名やプランから保証書を自動で作成してくれる機能や、カラーシミュレーション機能がアプリ内で使えると嬉しいですね。今は別のアプリを使っているので、一本化できればさらに効率が上がります。

また、AIの活用にも期待しています。写真から劣化状況を診断して説明文を自動生成してくれたり、図面を読み込んで積算してくれたりする機能があれば、まさに鬼に金棒です。

もちろん、機能が増えれば費用が上がるのは当然ですが、複数のサービスに登録するよりは、一つのプラットフォームで完結できる方が結果的にコストも手間も削減できると考えています。これからも私たちの業務を楽にしてくれる、新しい機能の追加を楽しみにしています。