煩雑な仲介作業を削り社長の深夜残業ゼロへ。属人的な連絡を手放しスマホ一つで事務所に戻らず現場を把握する体制を築いた

塗装業を専門とする株式会社みのり。かつては連絡手段が個人のLINEに散在し、代表の松本様に情報と業務が集中、残業の増加が課題でした。

現場ポケットの導入により、情報共有を一元化し、社長の作業時間を約30%削減。現場ポケット活用によるDX化を成功させた、その活用術の裏側を代表の松本様にお伺いしました。

社長一人に集中していた情報共有の限界

――現場ポケットを導入する前の課題について教えてください。

松本さん：一番の課題は、情報共有の仕組みが完全に属人化していたことです。以前は職人とのやり取りに個人のLINEを使っていました。

現場が終わると、各職人から私のLINEに写真が送られてくる。それを私がPCにすべて取り込んで、現場ごとにフォルダ分けして管理するという流れでした。

グループLINEも使ってはいたのですが、現場ごとに関わる職人が違うため、その都度新しいグループが乱立してしまうんです。「この職人はこの現場にはいるけど、あっちにはいない」という状況が多く、連絡のたびにどのグループに投稿すべきか迷う。

結果的に、僕がハブになって全員から個別に報告を受け、僕が仕分けるという形に落ち着いてしまい、膨大な手間がかかっていました。

――その体制は、松本様ご自身に大きな負担がかかっていたのではないでしょうか。

松本さん：そうですね。本来であれば職人同士で直接共有すれば済むような、例えば「あの道具を持っていってほしい」とか「あそこを補修する必要がある」といった些細な申し送り事項まで、すべて一度私を経由していました。

私が情報を溜めて、再度各所に伝える。この伝言ゲームのようなやり方では、どうしてもタイムラグや伝達ミスが起こり得ますし、何より私の業務時間がどんどん圧迫されていきました。

残業が増えていたのは、この情報整理の時間が大きかったと思います。僕の手が離れたところで、関係者がリアルタイムに情報を確認し合える環境が、どうしても必要だと感じていました。

塗装業に特化した「ちょうどいい」シンプルさ

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

松本さん：以前の担当からの紹介がきっかけです。もちろん、世の中には様々な現場管理ツールがあることは知っていました。

ただ、大掛かりなリフォーム工事のように、多種多様な業者さんが一度に入る現場を管理するようなツールは、私たちのような塗装専門の会社にとっては機能が多すぎてオーバースペックに感じていたんです。

その点、現場ポケットは「塗装業の我々にとって、これだけあれば十分」という機能がシンプルにまとまっていて、まさに「ちょうどいい」と感じました。

コストパフォーマンスの良さも魅力的でしたね。あれもこれもと機能がついているより、自分たちの業務に本当に必要なものだけが直感的に使える。これが一番の決め手だったので、他社ツールと比較検討することはなく、導入を即決しました。

社長の作業時間が30%減！どこでも仕事ができる環境へ

――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか？

松本さん：情報共有における私個人の手間が、劇的に削減されました。これが最大のメリットです。今では、職人が現場で撮った写真を直接現場ポケットにアップしてくれるので、私が介在する必要がなくなりました。

誰かがトークで情報をあげれば、その現場に関わる全員が同時に見てくれる。おかげで私の作業時間は感覚値ですが30%は削減できていますし、何より精神的な負担が軽くなりましたね。

もう一つの大きな変化は、「どこでも仕事ができるようになった」ことです。以前は事務所に戻ってPCを開かなければ写真の整理ができませんでしたが、今はスマホのアプリで全現場の状況がリアルタイムに確認できます。

現場に行かなくても進捗がわかるシチュエーションが増え、移動時間や交通費といった目に見えないコストも削減できています。結果として、残業も大幅に減りました。

――写真管理の方法も変わりましたか？

松本さん：はい。今は現場ポケット自体を、会社のウェブサイトやブログに掲載するための写真保管庫としても活用しています。現場ごとにフォルダが自動で分かれているような感覚で使えるので、必要な時に必要な現場の写真をすぐに取り出せる。

そこから写真をダウンロードし、少し編集してブログに使う、という流れが定着しました。情報発信のスピードも格段に上がったと感じています。

導入サポートと今後の展望

――導入時のサポート体制はいかがでしたか？

松本さん：Zoomで丁寧に使い方の説明を受けましたし、その後も分からないことがあればLINEですぐに質問できる体制だったので、非常にスムーズでした。

正直なところ、私自身が忙しさにかまけて後回しにしてしまい、完全に使いこなすまでには少し時間がかかってしまったのですが（笑）、サポート体制に不安を感じたことは一度もありません。都度、親身に手助けしていただいたおかげで、無理なく運用を定着させることができました。

――現場ポケットの満足度と、今後どのように活用を広げていきたいかを教えてください。

松本さん：満足度は非常に高いです。仲の良い同業者にも自信を持って勧めたいですね。単なる業務効率化ツールというだけでなく、使い方次第で売上向上にも貢献してくれる。特に、私のように一人で多くの業務を抱えている経営者にとっては、頼もしい右腕のような存在になるはずです。

今後は、新たに追加された「勤怠管理機能」の活用に挑戦したいと考えています。最近、事務員が入社してくれたので、まさにタイムリーな機能です。

現場の写真管理から報告書の作成、そして勤怠管理まで、すべてを現場ポケットで一元化できれば、さらに強固な経営基盤が築けるはずです。サポート担当の方とも相談しながら、さらなる活用を進めていきたいですね。