複雑な他社ツールを避け、直感的に操作できる仕組みを導入した。質の高い資料を素早く作り顧客満足度を向上させた。

青森県で塗装業を展開する株式会社真栄。同社では、かつてExcelで作成していた報告書に1時間以上を要し、社長の残業が常態化していました。また、写真共有のために社長自らが現場へ足を運ぶなど、情報共有にも大きな課題を抱えていたと言います。

現場ポケットの導入後、報告書作成時間はわずか15分に短縮され、残業はほぼゼロに。いかにして同社は劇的な業務改善を成し遂げたのでしょうか。そこには、シンプルなツールがもたらした「時間の創出」と「顧客満足度への意識」がありました。代表の米田さんにお話を伺いました。

Excel報告書が招いた「毎日の残業」と非効率な現場管理

――現場ポケット導入前の課題について詳しく教えてください。

米田さん： 最も大きな課題は、Excelで作成していた現場の報告書です。元請けさんに提出するためのものですが、作成に非常に手間がかかっていました。一つの報告書を仕上げるのに、少なくとも1時間はかかっていましたね。

――1時間というのはかなりの負担ですね。具体的にどのような作業に時間がかかっていたのでしょうか。

米田さん： まず現場で撮った大量の写真の中から、報告書に使うものを選び出す作業があります。それをPCに取り込んで、Excelに一枚ずつ貼り付けて、それぞれの写真にコメントを記入していく。この一連の流れがとにかく大変でした。フォーマットは自社で用意していましたが、毎回ゼロから作っているような感覚でしたね。

――報告書作成以外にも、課題はありましたか。

米田さん： 写真の共有方法も悩みの種でした。当時は職人に写真撮影を頼める環境がなく、結局、私自身が現場へ行って撮影することがほとんどでした。そのため、「写真を撮る」という業務のためだけに時間を割かなければならず、非常に非効率でしたね。

――それらの課題は、会社全体にどのような影響を及ぼしていましたか。

米田さん： 私の残業時間がとにかく増えていました。日中の業務を終えてから、事務所で報告書作成や事務作業に取り掛かるので、毎日1〜2時間は残業するのが当たり前になっていました。この時間を何とか削減して、見積書の作成など、もっと他の業務に充てたいと常々考えていました。

決め手は「機能」と「使いやすさ」。ITが苦手でも負担ゼロで導入

――現場ポケットを知ったきっかけは何だったのでしょうか。

米田さん： アステックペイントの営業マンさんから、「現場ポケットという便利なツールがありますよ」と紹介していただいたのがきっかけです。もともとシステムを探していたわけではなかったのですが、お話を聞いて興味を持ちました。

――他のツールと比較検討はされましたか。

米田さん： いいえ、特に比較はしませんでした。実は、元請けさんが使っている別の管理ツールに触れる機会はあったのですが、機能が多すぎて我々のような専門工事業者には少し複雑に感じることがありました。

その点、現場ポケットは「機能」と「使いやすさ」のバランスが非常に良いと感じましたね。画面がシンプルで直感的に操作できそうだったので、「これなら使いこなせるだろう」とすぐに導入を決めました。

――導入から運用開始まではスムーズに進みましたか。

米田さん： はい、非常にスムーズでした。まずは自分が使ってみて、その画面を職人や協力会社に見せながら「こんなに簡単だよ」と説明するだけで、みんなすぐに理解してくれました。特にExcelでの報告書作成の大変さを知っている人間からすれば、現場ポケットの簡単さは衝撃的だったようで、1、2回触っただけですぐに操作を覚えてくれましたね。

――システム導入に対する負担はどのくらいありましたか。

米田さん： 全く感じませんでした。10段階評価で言えば「10（全く負担なし）」です。私自身、特にITが得意というわけではありませんが、そんな私でも迷わず使えるシンプルさがありがたかったです。初期設定や操作でつまずくことは一切ありませんでした。

報告書作成は75%減！残業ほぼゼロで生まれた「新しい時間」

――導入後、具体的にどのような効果を実感されていますか。

米田さん： やはり報告書作成の時間が劇的に短縮されたことが一番大きな効果です。以前は1時間かかっていた作業が、今では15分程度で完了します。

実に75％もの時間削減に成功しました。あらかじめテンプレートを作っておけるので、現場で撮った写真を当てはめていくだけで、あっという間に質の高い報告書が出来上がります。

――毎日1〜2時間あった残業時間にも変化はありましたか。

米田さん： 残業は、ほぼゼロになりました。これは本当に大きな変化です。これまで事務作業に奪われていた夜の時間を、見積書の作成といった会社の成長に直結する業務に使えるようになりました。精神的な余裕も生まれ、日中の業務にもより集中できるようになったと感じています。

情報共有の質が向上。過去案件の問い合わせにも即応できる体制へ

――報告書作成以外で、業務が改善された点はありますか。

米田さん： 情報共有のスピードと質が格段に向上しました。以前はLINEでやり取りすることもありましたが、現場ポケットは案件ごとにお客様情報、写真、やり取りのすべてが紐づいているので、情報が散らばることがありません。

「あの現場の件だけど」と話が始まっても、すぐに該当の案件データを見返せます。

――具体的にどのような場面で役立っていますか。

米田さん： 例えば、職人や協力会社に現場の住所や詳細を伝える際、以前はいちいち情報を送っていましたが、今は「現場ポケットを見て」の一言で済みます。

また、過去に施工させていただいたお客様から、「今回は外壁をお願いしたいんだけど」といった追加のご依頼をいただくことがあります。

そうした時も、過去の施工内容や写真をすぐに見返せるので、話が非常にスムーズに進みますね。お客様の情報を一元管理できる資産価値は非常に高いと感じています。

「お客様の満足度を上げたいなら導入するしかない」

――現場ポケットの全体的な満足度はいかがでしょうか。

米田さん： 非常に満足しています。もし同業の仲間から相談されたら、間違いなく勧めますね。多くの会社が、うちと同じように報告書作成や情報共有の手間に悩んでいるはずです。その工数を劇的に削減できるので、導入しない手はないと思います。

――導入時のサポートで、印象に残っていることはありますか。

米田さん： 以前、写真のことで少しわからないことがあり、問い合わせをしたことがあります。その際、担当の方がすぐに対応方法を的確に教えてくれました。何か困った時に、すぐに相談できる専門の担当者がいるというのは、とても心強いですね。

――最後に、導入を検討している企業様へメッセージをお願いします。

米田さん： 作業効率が上がるのはもちろんですが、その先にある「お客様の満足度」を本気で上げたいと考えている会社なら、導入するしかないと思います。

報告書の質も上がりますし、創出された時間でよりお客様と向き合うことができるようになります。会社を成長させるための強力な武器になってくれるはずです。

次なる一手は「日報のデジタル化」。さらなる業務効率化へ

――今後、現場ポケットの活用をどのように広げていきたいですか。

米田さん： 実はまだ、日報機能などは使いこなせていないんです。現在は手書きで日報を管理しているのですが、これを現場ポケットに移行できれば、さらに業務が効率化されるだろうと期待しています。

最近、新しく事務員も入社したので、この機会にサポート担当の方に改めてレクチャーをお願いして、会社全体のデジタル化をもう一歩前に進めたいと考えています。まだまだ伸びしろがあると感じているので、これからの活用が楽しみですね。