戸建て住宅から工場まで、幅広い塗装工事を手がける同社。かつては、社長自身が多くの事務作業を抱え、特に現地調査後の報告書作成や写真管理に多くの時間を費やしていました。現場ポケットの導入は、その状況を一変させます。
報告書の作成時間は半減し、営業の「武器」として顧客の信頼を獲得。結果として、下請け中心の経営から元請けへの華麗なる転身を遂げ、自社案件の受注数を劇的に伸ばしました。社長自らの時間が創出されたことで生まれた、経営への好循環について、詳しくお話を伺いました。
写真検索と資料作成に忙殺。社長の時間が奪われていた日々
――現場ポケットを導入する以前は、どのような課題がありましたか？
越智さん：一番は、僕自身の時間が事務作業に奪われていたことです。特に、現地調査で撮影した写真の管理が大変でした。スマホで撮った写真は、どんどん溜まっていきます。後から商談資料や広告で「あの写真を使いたい」と思っても、膨大な写真の中から探し出すのが本当に面倒で、多くの時間をロスしていました。
写真がスマホのストレージを圧迫するのも悩みでしたね。現場ポケットに案件ごとに保存しておけば、スマホ側の写真は消しても問題ない。この安心感だけでも、精神的な負担が大きく減りました。僕の時間をいかに有効活用するか、それが経営全体の課題でした。
――報告書の作成にも時間がかかっていたのでしょうか。
越智さん：はい、かなりかかっていました。以前はExcelを使って自力でフォーマットを作り、一枚一枚写真を挿入して、サイズを調整して……という作業をしていたんです。
見栄えを整えようとすると、どうしても手間がかかります。一つの報告書を作成するのに、平均して30分くらいは費やしていたと思います。この時間を、もっと営業活動など、会社の利益に直結する業務に使いたいとずっと思っていましたね。
同業者の口コミが決め手に。他社ツール経験者だからこそ分かった「使いやすさ」
――現場ポケットを知ったきっかけと、選んでいただけた理由を教えてください。
越智さん：同業で塗装業を営んでいる先輩が先に使っていて、「これは楽だよ」と教えてもらったのがきっかけです。実は、元請けさんの仕事の関係で、別の有名な施工管理アプリを使った経験もあったんです。
ただ、そのツールは僕たちのような専門工事業者には機能が多すぎて、正直少し使いにくいと感じていました。
その点、現場ポケットは画面がシンプルで、直感的に操作できる。「これなら自分たちでも無理なく使いこなせる」と感じました。機能の豊富さよりも、日々の業務で本当に必要な機能が、いかに簡単に使えるか。そこが一番の決め手になりましたね。
報告書作成が15分に半減！顧客の心を掴む「営業の武器」へ
――導入後、具体的にどのような効果がありましたか？
越智さん：まず、課題だった報告書作成の時間が劇的に短縮されました。以前は30分かかっていたものが、今では10分から15分程度で完成します。半分以下の時間で作れるようになった計算ですね。
特に報告書のテンプレート機能が優秀です。例えばコーキングの劣化状況など、定型的な説明文があらかじめ用意されているので、文章をゼロから考える必要がありません。
そこに少し追記するだけで、非常にクオリティの高い報告書がすぐに出来上がります。写真もドラッグ＆ドロップで簡単に入れられますし、レイアウト調整も自動。Excelでやっていた頃の手間が嘘のようです。
――作成した報告書に対する、お客様の反応はいかがですか？
越智さん：非常に良いですね。「報告書が綺麗で分かりやすい」と、多くのお客様からお褒めの言葉をいただきます。最近は相見積もりが当たり前ですが、見積金額だけで判断されるわけではありません。
たとえ他社さんより少し高くても、「これだけしっかりした資料を出してくれるなら、信頼できる」と、弊社を選んでくださるケースが増えました。
報告書は、単なる現状報告の書類ではなく、会社の姿勢や信頼性を示すための重要な「営業の武器」になっています。この武器が強化されたことが、大きな成果だと感じています。
元請け化を支える「見せる」情報管理術
――営業の武器が強化されたことで、売上にも変化はありましたか？
越智さん：はい、絶大な効果がありました。現場ポケット導入を機に営業手法を見直したこともあり、自社で直接受注する元請け案件の決定率が劇的に向上したんです。
2～3年前は、年間に7～8件受注できれば良い方で、経営のメインは下請け業務でした。それが今では、コンスタントに月3件ペースで自社案件を獲得できています。事業の軸が、完全に元請けへとシフトしました。
――それは素晴らしい変化ですね。現場ポケットはどのように貢献したのでしょうか？
越智さん：お客様との商談の場で、「弊社ではクラウドシステムを使って、全ての現場情報を管理しています」とご案内しています。そうすると、「進んだ会社だな」「管理がしっかりしていそうだな」という付加価値を感じていただけるんです。これが価格競争から一歩抜け出すきっかけになりました。
また、過去の案件情報をすぐに見返せるのも強みです。以前施工したお客様から追加工事のご依頼があった際に、現場ポケットで過去の写真や情報を見ながら話すと、「ああ、うちの現場のことを覚えてくれているんだな」と、とても喜ばれます。この信頼感の積み重ねが、次の仕事に繋がっていくんです。
誰でも使えるシンプルさ。今後の業務改善に向けた「サポート活用」
――導入はスムーズに進みましたか？
越智さん：驚くほどスムーズでしたね。操作が本当に簡単なので、従業員に使い方を教えるのに苦労した記憶がありません。あれが使えない人はいないんじゃないか、というくらいです（笑）。
月額費用に関しても、報告書作成などで削減できた僕自身の時間を時給換算すれば、十分すぎるほどの費用対効果があると感じています。導入にあたっての負担は、ほとんどありませんでした。
――サポート体制については、どのように感じられていますか？
越智さん：正直なところ、これまでは特に困ることがなかったので、サポートを積極的に利用したことはありませんでした。今、気になっているのが日報機能です。
現場ごとの人工（にんく）を管理できれば、事務員の業務も効率化できるかもしれません。今後、そういった自分たちがまだ使えていない機能について、サポート担当の方に相談しながら活用を広げていきたいと考えています。
目指すは「利益の見える化」。どんぶり勘定からの脱却へ
――今後、現場ポケットをどのように活用していきたいですか？
越智さん：次は、現場ごとの利益を正確に把握する「経営の見える化」に挑戦したいです。日報機能を使って、どの現場に何人工かかったのかをデータとして蓄積していきたい。
そうすれば、どんぶり勘定ではなく、「この現場はこれだけ利益が出た」「ここはマイナスだった」ということが一目で分かります。より強固な経営基盤を築くために、不可欠なステップだと考えています。
――最後に、導入を検討している企業様へメッセージをお願いします。
越智さん：とにかく、社長や管理者の時間が劇的に生まれます。その時間を営業や経営戦略を考えるために使えるインパクトは計り知れません。また、過去の施工事例という会社の財産を、いつでもどこでも引き出せるようになります。これがお客様からの信頼や、協力会社との円滑な連携に繋がります。
