営業・施工管理・事務の少数精鋭で、多くの協力会社と共に事業を展開する井澤産業有限会社。同社では、売上増に比例して増え続ける管理業務、特にLINEやExcelに依存した写真・案件管理の煩雑さが大きな課題でした。
現場ポケットの導入により、情報の一元化と業務効率化をどのように実現したのか。そこには、導入時の壁を乗り越えさせた手厚いサポートと、少ない人数で多くの現場を管理できるようになった劇的な変化がありました。代表の井澤さんにお話を伺いました。
DX化の壁。LINEとExcelに依存した現場管理の限界
――現場ポケットを導入する前は、どのような課題を抱えていましたか？
井澤さん：一番の課題は、写真と案件情報の管理が煩雑だったことです。以前は、現場写真のやり取りをすべてLINEで行っていたため、写真の保存期間が過ぎて見られなくなるリスクがありました。また、報告書を作成する際には、スマートフォンからパソコンに写真を一枚ずつ同期させる手間もかかっていました。
案件情報も、住所や工事内容などをExcelで別途管理していたので、過去の工事履歴を確認する際に、写真とExcelファイルの両方を探し出す必要があり、非常に非効率でしたね。
――そうした状況が、業務にどのような影響を与えていましたか？
井澤さん：会社の売上が順調に伸びていく中で、それに比例して管理業務がどんどん増えていくという状況にありました。嬉しい悲鳴ではあるのですが、このままではいずれ限界が来ると感じていました。
そこで、事業をさらに成長させていくためにも、DX化を進めて管理体制を根本から見直す必要があると考えたのが、ツール導入を検討し始めたきっかけです。
特に、過去のお客様（OB様）への再アプローチを考えた際に、以前どんな工事をしたのか、写真を見ながらすぐに把握できる仕組みが不可欠だと感じていました。情報がバラバラの状態では、担当者以外は内容が分からず、営業機会の損失にも繋がっていたかもしれません。
決め手は「写真無制限」と「案件ステータス管理」
――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。
井澤さん：アステックペイントの営業マンから紹介してもらったのがきっかけです。実は、他のサービスと細かく比較検討はしなかったんですよ。
現場ポケットの話を聞いて、まず「写真の保存が無制限」という点に強く惹かれました。LINEの保存期間に悩んでいた我々にとって、これは非常に大きなメリットでした。
もう一つの決め手は、「案件ステータス管理」の機能です。進行中の案件、提案が終了した案件などを一目で把握できるのは、営業管理の面で非常に便利だと感じました。これらの機能が、当時の価格で利用できるという点も、導入の後押しになりましたね。
半年の放置からフル活用へ。導入の壁を乗り越えた「伴走サポート」
――導入はスムーズに進みましたか？
井澤さん：正直に言うと、「やや大変だった」というのが本音です。実は、契約してから本格的に使い始めるまでに半年くらい時間がかかってしまいました。既存のLINEやExcelでのやり方に慣れてしまっていたので、新しいツールに切り替えるのが億劫で、つい後回しになっていたんです。
また、職人さんたちに協力を仰ぐのも一苦労でした。「今まで通りLINEでいいじゃないか」「新しいことを覚えるのは面倒だ」という声もあり、特に40代、50代のベテラン職人さんにとっては、心理的なハードルが高かったようです。
会社としてDXを進める意図を丁寧に説明し、理解してもらうのに少し時間がかかりました。
――その「壁」は、どのようにして乗り越えたのでしょうか？
井澤さん：一番は「とにかくやってみないと始まらない」と、私自身が覚悟を決めたことですね。そして、その覚悟を支えてくれたのが、現場ポケットのサポート担当の方々の存在です。本当に手厚くサポートしていただきました。
最初は機能が多すぎて、「このボタンは何の意味があるんだろう？」と分からないことだらけでした。そんな時、何度も問い合わせては丁寧に教えてもらいました。
最初に一度、全体的な勉強会を開いてもらい、その後も分からないことが出るたびに個別でフォローしていただいたんです。その対応が本当に素晴らしくて、少しずつ苦手意識がなくなっていきました。
――具体的にどのようなサポートが役に立ちましたか？
井澤さん：例えば、案件の種類や取引先を登録する初期設定の段階から、つまずいてしまって…。職人さんがログインできない、招待メールが届かないといったトラブルが起きた時も、すぐに対応方法を教えてくれました。
案件ボードで案件をドラッグしてステータス変更できる便利な機能も、CMで見て知ってはいたものの、やり方が分からず…。それもサポートの方に「こうやるんですよ」と教えてもらって、初めて「こんなに簡単だったのか！」と感動しましたね。
あの手厚いサポートがなければ、正直、今のように使いこなせていなかったと思います。
写真探し1件15分→0分！人数以上の現場を管理できる体制へ
――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか？
井澤さん：最大の効果は、写真管理にかかる時間が劇的に削減されたことです。以前は、特定の現場の写真をLINEのトーク履歴から遡って探すのに、1件あたり10分から15分はかかっていました。
今は現場ポケットを開けば、その現場の写真がすべて整理されているので、探す時間はほぼゼロです。これが何十件と積み重なると、相当な時間の節約になります。
報告書作成も、写真の並べ替えがドラッグ操作で直感的にできるので、圧倒的に早くなりましたね。
――業務の進め方にも変化はありましたか？
井澤さん：大きく変わりました。特に日報機能の活用は効果絶大です。弊社は社員数が限られているため、全ての現場に毎日顔を出すのは物理的に不可能です。
しかし、職人さんが現場ポケットで入退場を記録し、作業の写真をアップしてくれるおかげで、事務所にいながらでも「今日の作業は始まったな」「ここまで進んだな」とリアルタイムで状況を把握できるようになりました。
これにより、社員数以上の現場を無理なく管理できる体制が整い、私自身も他の重要な業務に時間を充てられるようになりました。これは本当に嬉しい変化です。
「現場の声」が導く次なる進化への期待
――現場ポケットの現在の満足度を教えていただけますか？
井澤さん：5段階評価で言うと、4に近い「3.5」といったところでしょうか。「普通」と「満足」の間くらいです。写真管理や報告書作成は非常に便利で満足していますが、さらに良くなるポテンシャルを感じています。
例えば、現場でアプリを開いたときに、今いる場所の近くの案件が自動でトップに表示されたら、案件を探す手間が省けてさらに便利になるなと社員と話していました。
また、「通知をタップしても直接その案件のページに飛ばない」という点も、改善されると嬉しいですね。職人さんにとっては、もっと操作がシンプルになると、さらに利用率が上がると思います。
――同業の他社にもお勧めしたいと思われますか？
井澤さん：はい、お勧めしたいですね。特に、私たちのように写真の管理に困っていたり、Excelで一つひとつ報告書を作っていたりする会社にとっては、導入するメリットは非常に大きいと思います。間違いなく時短に繋がりますから。
報告書作成機能は、デザイン面で少しシンプルすぎるかなと感じる部分もありますが、写真整理の手間を考えれば、それを補って余りある利便性があります。
さらなる高みへ。工程管理と営業履歴のフル活用を目指す
――今後、どのように活用を広げていきたいですか？
井澤さん：次は「工程管理機能」に本格的に挑戦したいです。現状、工程の管理は口頭でのやり取りが中心なので、これをデジタル化できれば、さらに強固な管理体制を築けるはずです。
テンプレートを使えば効率的に作成できると聞いているので、またサポートの方にレクチャーをお願いしながら進めていきたいですね。
また、先ほど教えていただいた「営業履歴機能」も早速使ってみたいです。職人さんには見えない形で、見積書や契約金額といった情報を案件に紐づけて管理できるのは、非常に魅力的です。
これまで別で管理していた情報も現場ポケットに集約できれば、さらなる業務効率化が期待できます。
