塗装工事を手掛ける株式会社ユウ建装。同社では、過去の施工物件の色情報をExcelで管理しており、顧客からの問い合わせのたびに事務所へ戻って確認する手間が発生していました。

現場ポケットの導入により、いかにしてその「持ち帰り作業」をゼロにし、顧客対応のスピードを劇的に向上させたのでしょうか。シンプルな機能を最大限に活かす、独自の活用術とその効果について、代表の多々良様にお話を伺いました。

事務所に戻らないと分からない…Excelでの顧客情報管理の限界

―― 現場ポケットを導入される前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

多々良さん：一番の課題は、過去の施工履歴の管理です。特に、お客様から「以前〇〇邸で使っていた色と同じ色で塗りたい」「こんな色の家を見たい」といったご要望をいただいた際の対応に手間がかかっていました。

当時は、施工した物件の色番号や塗料の種類などをすべてExcelに入力して管理していたんです。ですから、出先でご質問をいただいても、その場では答えられない。一度事務所に戻ってパソコンを開き、該当のデータを探し出してから、改めてお客様にご連絡するという流れでした。

―― その「持ち帰り作業」によって、実務上どのような負担が生じていましたか。

多々良さん：単純に、事務所に戻る手間と時間が負担でしたね。お客様をお待たせしてしまうことへの心苦しさもありましたし、すぐにサンプル物件をご案内できないことで、商談の熱が少し冷めてしまうのではないかという懸念も常にありました。

また、勤怠管理に関しても、以前はタイムカードを使っていました。毎日の打刻や集計など、アナログな作業に時間を取られていたことも課題の一つでしたね。

他社アプリ探しの末に見つけた、塗装屋のためのシンプルさ

―― 現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

多々良さん：実は、現場ポケットを導入する前に、勤怠管理のために他の打刻アプリをいくつか試していたんです。しかし、どうもしっくりこなくて。「もっと自分たちの業務に合った、より良いアプリはないか」と探していたところ、YouTubeで現場ポケットの動画を見つけたのがきっかけです。

選んだ一番の理由は、我々と同じ塗装業界の会社が作っているという点ですね。「塗装のことをよく理解してくれているはずだ」という安心感がありました。実際に触ってみて、操作画面が非常にシンプルで分かりやすかった。「これなら社員誰でも、すぐに使いこなせるな」と直感的に感じたのが決め手になりました。

―― 他のサービスと比較して、特に魅力に感じた点はどこでしたか。

多々良さん：日報（勤怠打刻）機能はもちろんですが、過去の施工履歴を検索・管理できる点に大きな可能性を感じました。我々が最も手間だと感じていた課題を解決できるだけでなく、料金も非常に手頃でした。多機能すぎず、自分たちが必要な機能がシンプルにまとまっている点が、我々にとっては非常に魅力的でしたね。

顧客への「後日回答」がゼロに。クレーム対応も迅速化

―― 導入後、具体的にどのような効果が見られましたか。

多々良さん：最大の効果は、顧客対応のスピードが劇的に向上したことです。先ほどお話しした、お客様からの色に関するお問い合わせですね。今では、その場でスマホを取り出して現場ポケットの履歴を検索すれば、即座に提案できるんです。

以前は「一度持ち帰って確認し、後日ご連絡します」とお伝えしていたのが、その場で完結する。このスピード感は、お客様の満足度向上に直結していると感じます。事務所に戻ってExcelを探すという作業が完全になくなったので、私の業務効率も大幅に改善されました。持ち帰りの手間は100%削減されたと言っても過言ではありません。

―― それは劇的な変化ですね。他に業務で変わった点はありますか？

多々良さん：クレーム対応の質も上がりました。万が一、施工後に「塗装が剥がれてきた」といったご連絡があった場合も、現場ポケットの履歴を見れば、その現場でどの塗料をどの色番号で使ったかが正確に分かります。そのため、すぐに同じ塗料を手配して、寸分の狂いなく補修作業に入れるんです。

これまでは、もし記録が曖昧だと現場で色を合わせる作業から始めなければならず、時間もかかっていました。正確な履歴が即座に参照できることで、アフターサービスの質とスピードも担保できるようになったのは、非常に大きなメリットです。

「トーク機能」をデータベース化。シンプルな運用が定着の鍵

―― ここまで効果を出すために、どのように活用されているのでしょうか。御社独自の工夫があれば教えてください。

多々良さん：実は我々、そんなに難しい使い方はしていないんです。主に使っているのは「トーク機能」だけと言ってもいいくらいです。

現場ごとにトークルームを作成し、そこに「外壁：下塗り〇〇、上塗り〇〇、色番号△△」「屋根：塗料〇〇」といった形で、使用した塗料や色の情報を投稿していく。ただそれだけです。

この投稿が時系列で蓄積されていくので、自然と現場ごとのデータベースが出来上がっていくんです。後から検索すれば、必要な情報がすぐに出てくる。このシンプルな運用が、我々にとっては一番合っていますね。

あとは、現場の住所を登録しておくと、マップ機能ですぐに場所を確認できるのも地味に便利で、社員も重宝しています。

―― 社員の皆さんや協力会社の方々は、すぐに使いこなせましたか？

多々良さん：はい、導入は非常にスムーズでした。操作が直感的で簡単なので、特別に研修をする必要もなく、誰でもすぐに使えています。新しく入った社員にも「これ使って」と渡せば、その日のうちに使いこなせるレベルです。導入に対する負担は全く感じませんでした。

むしろ、「便利になった」という気持ちの方がはるかに大きかったですね。もし現場ポケットがなくなったら、今では少し困るくらいです。

シンプルだからこそ、使い続けたい

―― サポート体制は利用されましたか？

多々良さん：いいえ、一度も利用したことがありません。それくらい、マニュアルを見なくても直感的に使えるということだと思います。我々が必要とする機能がシンプルにまとまっているので、特に迷うことがなかったですね。

―― 現場ポケットの全体的な満足度を教えてください。

多々良さん：5段階評価で「4」です。現状の機能には非常に満足しています。我々のように特定の機能を深く使いたいユーザーにとっては、シンプルさが一番の魅力かなと感じています。

同業の仲間から「何か良いアプリない？」と聞かれたら、間違いなく現場ポケットを勧めますね。特に、過去の施工履歴の管理に困っている会社さんには、「すごく便利だよ」と自信を持って言えます。

―― 最後に、今後の活用イメージについてお聞かせください。

多々良さん：これからも、基本的には現状維持で、今まで通りシンプルに使い続けていくつもりです。色々な機能がありますが、我々はトーク機能をデータベースとして活用するこのスタイルが定着しています。

この使い方を突き詰めていくことが、自社の業務効率を最も高める方法だと考えています。使い方がシンプルだからこそ、長く使い続けられるのだと思います。