建築板金事業のスペシャリストとして活躍する株式会社ROOFRISE。同社では、複数の現場が並行して進む中で、LINEを使った情報共有では見落としが頻発し、材料の発注ミスによるコスト増が課題となっていました。現場ポケットの導入によって、いかにして情報を一元化し、ミスを20%削減、月5万円近くにのぼった損失コストを解消したのでしょうか。そこには、外国人スタッフも巻き込んだ、チームでの巧みなデジタル活用がありました。導入当初から活用を推進してきた、担当者の村上さんにお話を伺いました。

LINEと手書きに依存した「情報分断」の限界

――現場ポケットを導入する前の課題を教えてください。

村上さん：一番の課題は、現場ごとの情報共有が非常に煩雑だったことです。例えば6月のように繁忙期には複数の現場が同時に進行するのですが、それらの情報をまとめて管理するのがとても難しかったんです。当時は主にLINEグループを使って、新しい図面や工程表が届くたびに「〇〇現場の図面です」といった形で共有していました。しかし、一つのチャットに様々な現場の情報が流れ込んでくるため、情報が混雑してしまい、重要な連絡を見落としてしまうということが頻繁にありました。

――アナログな連絡体制によって、実務上どのような負担がありましたか。

村上さん：最も深刻だったのは、材料発注のミスによるコスト増加です。現場ごとの管理が徹底できていなかったために、「この現場で使うべき材料を、間違えて別の現場用に発注してしまう」といったミスが起きていました。大きな金額のミスは半年に一度ほどでしたが、細かいものを合わせると毎月5万円弱の損失が出ていたと思います。年間で考えると、決して無視できない金額ですよね。また、私たちの仕事では屋根の葺く方向を間違えると材料がすべて無駄になってしまうのですが、そうした致命的な作業ミスにつながりかねないヒヤリハットも少なくありませんでした。

もう一つの大きな負担が、勤怠管理です。当時は残業時間を手書きで自己申告してもらい、担当者がカレンダーなどに書かれたメモを集めて、一人ひとり手計算で集計していました。15人弱のスタッフがいるので、この集計作業だけでかなりの時間がかかりますし、どうしても人為的な計算ミスも発生します。「集計が合っているかどうかは、担当者次第」という属人化した状況を何とか改善したいと常々考えていました。

現場特化の「使いやすさ」と「低コスト」が決め手

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

村上さん：他のスタッフがウェブ検索で見つけてきたのがきっかけです。実は私自身も、導入後に他のツールを調べてみたのですが、「現場」に特化したアプリは本当に少ないと感じました。勤怠管理と現場管理、その両方を一つのツールで完結できるというのは、非常に大きな魅力でしたね。また、多機能でありながら低コストであることも、導入の決め手になったと聞いています。残業時間の削減やミスの減少によるコスト削減効果を考えれば、費用対効果は非常に高いと感じています。

外国人スタッフへの壁をチームの協力で乗り越える

――導入はスムーズに進みましたか。

村上さん：正直に言うと、「やや大変だった」というのが実感です。弊社には15人弱のスタッフのうち6名が外国人の作業員なのですが、彼らの多くがスマートフォンの操作に慣れていなかったり、日本語の読み書き、特に漢字に不慣れだったりしました。中には、アプリが対応していない機種の携帯を使っているスタッフもいて、まずはiPhoneに機種変更してもらうところから始めなければなりませんでした。

特に難しかったのが、勤怠の打刻方法です。私たちは1日に複数の現場を回ることもあるため、「一つの現場に入るときと出るとき、そして次の現場に入るときと出るときに、それぞれ打刻する」というルールを理解してもらうのに時間がかかりました。

――その課題は、どのように乗り越えたのでしょうか。

村上さん：まず、現場ポケットを導入するタイミングで全体会議を開き、全員に一斉に使い方を説明しました。ただ、それだけではなかなか浸透しなかったので、現場では日本語が読める日本人スタッフが「今のタイミングで打刻してね」と外国人の子たちに直接声をかけるようにしたんです。チームでサポートし合う体制が自然にできたのが良かったですね。また、トークで指示を出す際は、漢字が読めないスタッフのために、できるだけひらがなで送るように工夫しています。

――弊社のサポート体制はいかがでしたか？

村上さん：導入当初、ログインの方法が分からず困っていた際に、お電話で問い合わせをさせていただきました。その時のサポート担当の方が、SMSや電話で非常に親身になって対応してくださったのを覚えています。すぐに対応していただけたので、本当に助かりました。

発注ミスは激減！大容量図面も一元化で残業削減へ

――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか。

村上さん：数字としては、会社全体でミスが約20%、作業時間も約10%削減されたと実感しています。一番大きな変化は、やはり情報共有が迅速かつ正確になったことです。現場ごとにトークルームやフォルダが分かれているので、LINEを使っていた頃のように情報が埋もれることがありません。会議の前には、各自が現場ポケットで担当現場の情報を確認してきてくれるので、会議の進行も非常にスムーズになりました。

――月5万円の損失につながっていた発注ミスは、どのように変わりましたか。

村上さん：劇的に改善されました。以前は毎月のように発生していた発注ミスが、今では2〜3ヶ月に1回あるかないか、というレベルまで減少しました。これにより、月5万円近くあった損失コストはほぼゼロになりました。また、絶対に間違えてはいけない屋根の葺き方向などの重要事項は、トークのピン留め機能で常に目立つように表示しています。おかげで、致命的な作業ミスにつながるリスクも大幅に減らすことができました。

――事務作業において、特に驚きの効果があった部分はどこでしょうか。

村上さん：ファイルの容量を気にせず、大きなサイズの図面をそのまま添付できる点です。以前は、LINEやメールの容量制限に引っかかってしまい、図面を送るためにわざわざZIPファイルに圧縮したり、別のファイル転送サービスを使ったりする手間が発生していました。現場ポケットなら、そうした細かい手間が一切ないので、事務サイドの作業時間もかなり削減できたと思います。現場も事務も、双方の残業時間が減ったのは嬉しい効果ですね。

勤怠管理の効率化と、さらなる活用の模索

――勤怠管理の効率も上がりましたか？

村上さん：はい、格段に楽になりました。以前は手計算で行っていた集計が、ボタン一つでExcelデータとして出力できるようになったので、作業時間は大幅に短縮されました。

さらなる高みへ、工程表機能の本格活用を目指す

――現場ポケットの満足度を教えてください。

村上さん：同業他社にもぜひ勧めたいですね。単に業務が効率化されるだけでなく、現場に特化した機能が揃っている点が貴重だと感じています。勤怠管理と現場管理をまとめて行えるツールは本当に少ないので。作業ミスや残業が減ることを考えれば、コストパフォーマンスは非常に高いと思います。気軽に始めてみる価値は十分にありますよ。

――今後、どのように活用を広げていきたいですか。

村上さん：次は「工程表機能」を本格的に活用していきたいです。これまでは、現場の工期が変更になった際の入力方法などが少し難しく感じていたのですが、今回サポートの方に「案件ボード」や「絞り込み機能」の使い方をレクチャーしていただきました。施工中の案件だけを表示したり、ドラッグ＆ドロップで進捗状況を更新したりできるので、これなら自分たちでも使いこなせそうです。これまで以上に現場の管理体制を強固にするため、一歩ずつ活用を進めていきたいですね。